Как правильно распределить рабочий день на удаленке: 5 лайфхаков

Как правильно распределить рабочий день на удаленке: 5 лайфхаков

Фото: Pexels

Работа на результат

Выстраивание эффективного режима работы в удаленном формате начинается с понимания простой вещи: важно не то, сколько часов в день ты отработал, а то, какой результат получил. Многозадачность зависит не от того, когда человек встает или ложится спать и как планирует день, — у всех все по-разному. Универсального распорядка нет и быть не может. Важнее научиться грамотно планировать список ежедневных задач. А это, на самом деле, не так просто.

Особенность удаленного режима заключается в том, что к вам никто не подходит и не отвлекает. А значит, у вас появляется 100% власти над рабочим процессом. Собственно, в этом-то и коварство: возникает иллюзия контроля над всем, чем занимаешься. Но это, к сожалению, только иллюзия, поскольку рабочую осознанность все время «подкусывает» незаметная прокрастинация. Казалось бы, ты сидишь перед ноутбуком, работаешь три часа, а результат сравним с получасовой эффективностью офисного распорядка. Здесь даже и не нужно сомневаться: во всем виновата прокрастинация.

Справиться с ней помогают несколько несложных лайфхаков. Они основаны на методологии Getting Things Done (GTD) — это несколько принципов, придуманных Дэвидом Алленом, бизнес-тренером и консультантом по управлению. В модернизированной версии GTD ключевой момент заключается в подборе такого формата планирования, который позволяет именно вам выдавать в комфортном режиме нужный результат.

Важно с вечера обозначить планы на день, понять, какого результата вы хотите добиться, выделить приоритетные задачи и сфокусироваться в течение дня на них. И только после их выполнения или между ними закрывать небольшие задачи.

Сам распорядок дня можно составить в любом удобном приложении, например через Todoist . Так вы распределите приоритеты и разделите задачи по типам: рабочие, семейные, бытовые, личные и так далее.

Режим «в танке»: полная изоляция от внешнего мира

Чтобы сосредоточиться полностью, очень важно научиться «уходить» из внешнего мира, или же, если говорить образно, прятаться в своем личном «танке». Что под этим подразумевается? Все очень просто: закрываете дверь в комнату, включаете на телефоне авиарежим, надеваете наушники — и вот она, нирвана!

Полная изоляция от внешних раздражителей помогает внутренне сосредоточиться на важном, не отвлекаясь ни на что. Каждый человек может выбрать свой, особый, «танковый» режим, тот, в котором комфортно лично ему. У некоторых людей, например, период наибольшей продуктивности приходится на поздний вечер и утро, поэтому им удобно работать, когда уже все спят (или еще спят), в полной тишине и отстраненности от внешнего мира.

Очень важно во время режима «в танке» ограничивать коммуникацию с внешним миром. Желательно отключить все уведомления в мессенджерах на телефоне и проверять их только в свободное время. Телефонные звонки вообще в течение дня лучше ставить на беззвучный режим. Перезвонить можно и в свободное время.

Регулярные встречи онлайн

Регулярная синхронизация очень хорошо помогает рабочей команде сплотиться. Суть в следующем: раз в день или в неделю вы с коллегами связываетесь, обсуждаете важные новости, обмениваетесь опытом. Во время созвона можно договориться о какой-то активности на ближайший день, раскидать ее промежуточные результаты на ближайшие сутки, наметить важные моменты в планируемых переговорах с партнерами. И все это — сидя на кухне.

Повысить командный дух помогут коллективные онлайн-игры. Выбор конкретной игры — на усмотрение коллектива, но лучше попробовать что-то такое, что по-настоящему дает возможность скооперироваться и проявить себя каждому человеку с неожиданной стороны. Codenames или, например, Among Us — настоящие хиты с минимальным порогом входа для тех, кто совершенно равнодушен к компьютерным игрушкам.

Семейный календарь

Распланировать рабочий день на удаленке поможет семейный календарь. Важно распределить с партнером все домашние дела, чтобы все всегда были в курсе планов и не тревожили зря друг друга в рабочие часы. Все четко, никаких просьб выйти за молоком в магазин, погулять с ребенком в отведенные для работы часы — спокойно проводите рабочий колл или добиваете важную задачу к дедлайну.

Умение выдерживать ритм

В условиях удаленного рабочего графика важно научиться чувствовать свой ежедневный ритм. При этом нужно понимать, что он далеко не равен навязанному нам офисом стандарту в восемь часов работы. Если говорить честно, то ведь и в офисе никто не работает ровно восемь часов: есть обеденный перерыв, приходится отвлекаться на перекуры и какие-то другие мелкие активности, которые, к слову, полезны для трудовой эффективности.

Работа из дома нарушает привычный баланс: либо начинает съедать тотальная прокрастинация, либо работает обратная крайность, и человек становится трудоголиком. Напоминаю, всегда важно выстраивать свой график так, чтобы работать на результат.

Работа нон-стоп чревата тем, что вы исчерпаете все ресурсы организма за один день. И назавтра будете уже слегка уставшим. Эта усталость никуда не девается, она сохраняется изо дня в день, накапливаясь, если по-прежнему работать в напряженном графике. Без перезагрузки такой график рано или поздно окончательно выбивает из колеи. Это приводит к недовольству команды, с которой приходится общаться каждый день: никто же не обязан подстраиваться под тебя, терпеть твои опоздания или же разгребать твои косяки, вызванные усталостью и депрессией.

Умение держать правильный ритм — это в том числе прокачанный скилл эффективного отдыха, поэтому, если устал в течение рабочего дня, надо пойти отдохнуть, сменить формат деятельности, погулять, походить, отвлечься на хобби в конце концов.

И, наверное, самый главный лайфхак на удаленке — это совмещать ее с визитами в офис. Удовольствие от живого общения и совместной деятельности с близкими по духу людьми — лучшее, что может быть.

Больше текстов об экономике, бизнесе и обществе — в нашем телеграм-канале «Проект «Сноб” — Общество». Присоединяйтесь

Полезные материалы

• CRM
• Онлайн-офис
• Видеозвонки HD
• Задачи и проекты
• Контакт-центр
• Сайты
• Интернет-магазины

• Вопросы и ответы
• Обучение
• Вебинары
• Сферы применения
• Предложить идею
• Задать вопрос
• Отзывы

• Заказать внедрение
• Партнеры
• Стать партнером

• Сколько стоит?
• Коробочная версия

• Мобильное приложение
• Приложение для Windows и Mac
• Битрикс24.Маркет
• Разработчикам приложений

• Битрикс24 в мире
• Безопасность
• Конфиденциальность
• Соглашение
• О нас
• Вакансии
• Контакты

• Соглашение об использовании сайта
• Политика обработки персональных данных
• Правила использования Битрикс24.Сайты

Данный веб-сайт использует аналитические и технические cookie-файлы. Аналитические cookie-файлы используются для того, чтобы определить из какой страны или с какой веб-страницы пользователь перешел на веб-сайт, а также какие действия он производит на веб-сайте Технические cookie-файлы необходимые для надлежащего функционирования некоторых функций данного веб-сайта, таких как возможность использования чата в реальном времени. Отключение этих cookies-файлы приведет к отключению доступа к этим функциям и ухудшению качества работы веб-сайта.

Файлы cookie данных типов могут быть включены или отключены в этом плагине.

В чем заключаются ключевые проблемы синхронного общения?

Приводит к постоянным перебоям в работе. Даже малейшие перерывы отвлекают внимание людей и усложняют достижение значимого рабочего результата. Действия, требующие концентрации, такие как кодирование, написание, проектирование, выработка стратегии и решение проблем, требуют длительных периодов глубокой и целенаправленной работы. Синхронное общение делает невозможным создание больших непрерывных отрезков времени в течение рабочего дня.

Ставит во главу угла связь, а не продуктивность. Среда реального времени стимулирует оставаться на связи и быть всегда доступным. Если вы вдруг отключитесь, обсуждения продолжатся еще до того, как вы сможете на них ответить или даже их увидеть. Чтобы не упустить важные решения и обсуждения, люди стараются всегда быть онлайн и участвовать в как можно большем количестве разговоров, что вредит не только благополучию, но и производительности.

Создает ненужный стресс. Ожидание, что сотрудник будет в постоянной доступности, означает, что работники не могут самостоятельно контролировать свое расписание. Они проводят свои рабочие дни, реагируя на запросы, вместо того чтобы заранее определять свою повестку дня. Часто люди компенсируют время, потерянное из-за перерывов в работе, пытаясь работать быстрее, что приводит к стрессу, разочарованию, еще большей нехватке времени и усталости. Такой тип синхронной культуры общения может быстро привести к выгоранию.

Приводит к более низкому качеству обсуждений и неоптимальным решениям. Когда нужно ответить немедленно, у людей нет времени, чтобы тщательно обдумать ключевые проблемы и дать вдумчивые ответы. Первый ответ на ту или иную ситуацию зачастую не самый лучший.

IT Partner

Для собраний в Teams может использоваться аудио-, видеосвязь и обмен файлами. А поскольку собрание проводится в режиме онлайн, у вас есть возможность организовать его в любое время. Для этого не нужна комната или проектор. Собрания в Teams – отличный способ собраться с коллегами и клиентами как в рамках вашей организации, так и за ее пределами. Чтобы принять участие в онлайн-конференции, вам не нужно быть участником организации и даже не обязательно иметь учетную запись в Teams.

Обновления в связи с COVID : не стесняйтесь обращаться к нам https://https://it-partner.ru/contacts/ за помощью в организации удаленной работы или дистанционного обучения

У Microsoft Teams есть клиенты для настольных компьютеров (Windows и Mac), веб-версия и мобильные приложения (Android и iOS). Все эти клиенты требуют подключения к Интернету и не поддерживаются в автономном режиме.

Получение доступа к клиенту Microsoft Teams

У Microsoft Teams есть клиенты для настольных компьютеров (Windows и Mac), веб-сайты и мобильные приложения (Android и iOS). Все эти клиенты требуют подключения к Интернету и не поддерживаются в автономном режиме.

Настольный клиент Microsoft Teams – это автономное приложение, которое в настоящее время не входит в пакет Office 365 ProPlus. Teams доступен как для Windows (7+), так и для 32-битной и 64-битной версий, а также для macOS (10.10+). Для установки Teams на Windows требуется .NET Framework 4.5 (или более поздняя версия); если у вас его нет – мастер установки Teams сам предложит загрузить его.

Конечный пользователь может загрузить и установить клиент Windows Desktop напрямую с https://teams.microsoft.com/downloads, если у него есть соответствующие локальные разрешения.

Пользователи Mac могут установить Teams с помощью установочного файла PKG для компьютеров MacOS. Для установки клиента Mac требуется административный доступ. Клиент macOS устанавливается в папку /Приложения.

Установка Teams с помощью файла PKG

1. На странице загрузки Teams , под Mac, нажмите «Загрузить».
2. Дважды кликните на файл PKG .
3. Следуйте указаниям мастера установки, чтобы завершить процесс.
4. Teams будут установлены в папку /Приложения. Это установка для всего устройства.

Веб-клиент (https://teams.microsoft.com) – это полнофункциональный клиент, который можно использовать в различных браузерах. Веб-клиент поддерживает звонки и собрания с помощью webRTC. Поэтому для запуска Teams в браузере не требуется никаких плагинов или загрузок. В настройках браузера должно быть разрешение на сторонние куки.

Настройка собрания

В Teams есть два способа начать общение в реальном времени:

Один пользователь может позвонить другому напрямую.

Пользователь может создать собрание (срочное или запланированное). Для осуществления вызовов, медиа (аудио, видео или общий доступ к рабочему столу или приложению) передается, по возможности, напрямую. Если между двумя пользователями нет брандмауэра (например, оба находятся в одной сети), медиа-трафик передается напрямую от одного пользователя другому. Если межсетевой экран блокирует прямой трафик между пользователями, трафик будет отправляться через ретранслятор.

Внимание! Вы можете просмотреть видео «Планирование собраний» (1:45 минут): https://support.office.com/article/Video-Scheduled-meetings-ba44d0fd-da3c-4541-a3eb-a868f5e2b137

Планирование собраний в Teams

Для планирования собраний в Teams нажмите Создать собрание в чате или Собрания в приложении.

Перейдите в Выбор канала для собрания в разделе:

• Если вы хотите, чтобы ваша встреча проходила в канале, выберите соответствующий канал.
• Если не хотите – выберите Нет.

Планируйте собрания в Teams из Outlook

У Microsoft Teams есть надстройка Outlook, благодаря которой можно создавать новые собрания Teams непосредственно из Outlook. Он также позволяет людям просматривать, принимать или присоединяться к собраниям в любом приложении.

Добавьте своих приглашенных в поле Кого. Можете пригласить целые группы контактов (ранее известные как списки рассылки). Добавьте тему вашего собрания, место, время начала и время окончания. Затем нажмите Отправить.

Когда вы планируете собрание в настольном или веб-приложении, вы используете поле Пригласить людей для поиска и приглашения участников. Далее вы можете воспользоваться помощником по планированию, чтобы просмотреть, в какое время все участники будут свободны.

Находясь на онлайн-собрании, вы можете видеть список людей, которые были приглашены, но не присоединились. Чтобы отправить кому-то напоминание об участии в собрании, нажмите на фотографию его профиля и выберите Позвать на встречу.

Если вы уже участвуете в собрании, вы также можете нажать Добавить людей, чтобы добавить ранее не приглашенных участников.

Как создать собрание на Mac, не используя Outlook.

Просто нажмите на Календарь в меню Microsoft Teams справа и выберете время для проведения собрания. Нажмите на кнопку там же, справа, и так вы запланируете собрание:

Участие в собрании в Teams

Если вы пользуетесь мобильным устройством как до, так и во время собрания, вы увидите напоминание о собрании в своем списке чата или в разговоре на канале.

Вы можете присоединиться к собранию через это сообщение-напоминание или из Календаря собраний.

На рабочем столе есть несколько способов присоединиться к собранию в Teams:

Через ваш календарь

Нажмите на Собрания _в левой части приложения, и вы увидите список всех ваших собраний за неделю. Найдите нужное собрание и нажмите _Присоединиться.

Через чат

Если встреча уже началась, она появится в вашем недавнем списке чатов. Выберите собрание в списке чата и нажмите Присоединиться в заголовке чата.

Через напоминание

Если вы заняты своими делами в Teams, вы получите уведомление о том, что вас пригласили на собрание, и вы можете нажать Присоединиться в самом уведомлении.

Через канал

Если собрание проходит через канал, вы увидите приглашение присоединиться, соответствующую информацию и присутствующих на встрече. Если приглашение на собрание уже прокрутилось из поля видимости, вы получите напоминание через канал. Просто нажмите Присоединиться. чтобы задать свои настройки и присоединиться к собранию.

Через Outlook

Вы также можете присоединиться к собранию через календарь приглашений в Outlook. Если вы нажмете на ссылку в приглашении по электронной почте, вы будете перенаправлены в Teams и сможете присоединиться к вашей встрече оттуда.

Советы

Совместный доступ к экрану

Позволяет вам представить свой экран или файл во время встречи. Чтобы открыть общий доступ к своему экрану во время собрания, выберите Дополнительные параметры> Поделиться в элементах управления собранием. Вы можете выбрать, что именно будет показано другим: презентация PowerPoint, фото, видео или весь экран.

Поделиться слайдами PowerPoint во время собрания

Если вы решите поделиться во время собрания с участниками файлом PowerPoint, а не открыть доступ к рабочему столу полностью, участники собрания получат некоторые специальные возможности:

1. Они смогут переходить к различным слайдам, не прерывая основной презентации.
2. Они смогут синхронизировать вид с видом докладчика в один клик.
   1. Нажмите Поделиться в элементах управления собранием.
   2. В разделе PowerPoint выберите нужный файл. Нажмите кнопку Обзор, чтобы найти другой файл.

   Передавайте другим и берите на себя контроль сессии с совместным доступом

   Передавайте контроль

   Если вы хотите, чтобы другой участник собрания изменил файл, помог вам представить или продемонстрировать что-то, вы можете передать контроль этому человеку. Вы оба сможете контролировать совместный доступ или в любой момент вернуть контроль только себе.

   1. На панели инструментов общего доступа выберите Предоставить контроль.
   2. Выберите имя человека, которому вы хотите передать контроль.
   Teams отправляет этому человеку уведомление о том, что вы открываете совместный доступ к контролю. Пока открыт общий доступ к контролю, участники могут делать выборки, вносить изменения и другие правки на экране с общим доступом.
   3. Чтобы вернуть себе контроль, выберите опцию Вернуть контроль.

   Берите контроль на себя

   Чтобы получить контроль, когда доступ открывает кто-то другой, выберите опцию Запросить контроль. Пользователь, который открыл доступ, одобрит или отклонит ваш запрос. Пока у вас есть контроль, вы можете делать выборки, вносить изменения и другие правки на экране с общим доступом.

   Когда вы завершите действия – выберите Отменить контроль, чтобы прекратить контроль общего доступа.

   h4.Сделайте размытым свой фон во время собрания в Teams

   Вам не нравится ваш фон во время видео конференции? Попробуйте опцию размытия фона. Вы будете видны четко и ясно, а все, что за вами – будет скрыто.

   Чтобы начать встречу с размытым фоном, переместите ползунок опции размытия (он находится справа от ползунка видео) вправо на экране Выбор параметров звука и видео, когда вы присоединяетесь к собранию. Учтите, что это работает только для запланированных встреч.

   Чтобы включить размытие фона во время собрания, нажмите _Дополнительные параметры_> Размытие.

   

   Делайте заметки к собранию в Teams

   Чтобы делать заметки к собранию, зайдите в Собрания в левой части приложения, выберите собрание и нажмите Общайтесь с участниками. Выберите вкладку Заметки к собранию, затем нажмите_ Начать делать заметки к собранию_.

   Добавьте повестку дня или другие важные для обсуждения вопросы. Упоминайте людей с помощью @mentions, чтобы привлечь их внимание или назначить элементы действий.

   Находясь на собрании, нажмите Заметки к собранию в правом верхнем углу. Если вы еще не сделали никаких заметок, нажмите Начать делать заметки к собранию.

   В противном случае, начните вводить свои заметки. Для форматирования и размещения текста используйте элементы управления в верхней части панели. Чтобы добавить новую заметку, нажмите добавить новый раздел здесь. Используйте @mentions, чтобы привлечь внимание отдельных пользователей к определенной заметке или назначить ему элемент действия.

   

   После собрания

   Перейдите на канал, на котором состоялось собрание (или в чат для частного собрания), и найдите собрание. Под ним нажмите Показать заметки на весь экран.

   Выводы

   Microsoft Teams – это идеальное приложение для обмена сообщениями в вашей организации – рабочее пространство для совместной работы и общения в режиме реального времени, для собраний, обмена файлами и приложениями и даже случайными смайликами! Все в одном месте, все «под открытым небом», все доступно каждому.

   Устранение распространенных проблем

   В момент создания или после выполнения процесса подключения, у пользователей могут возникнуть неполадки. Среди возможных причин выделяется:

   • Разное время на компьютерах. Следует запустить приложение «Выполнить», скопировать и вставить команду «control /name Microsoft.DateAndTime». При необходимости, проводится синхронизация времени с сервером.

   Пользователь создал домашнюю группу сразу на нескольких компьютерах. Для удаления нужно зайти в соответствующий раздел панели управления, затем отметить вариант выхода. Отключены ответственные службы. Чтобы проверить их работоспособность и выполнить включение необходимо в приложении «Выполнить» использовать команду «services.msc». Затем проверить состояние и тип запуска служб:

   Представленные в статье материалы помогут разобраться в вопросе, как настроить домашнюю группу в Windows 10 и подключиться к ней. Все компьютеры входящие в состав сети следует установить одинаковое имя рабочей группы, а в параметрах выставить общий доступ к документам. Добавление второго и всех последующих машин выполняется посредством ввода пароля, который был сгенерирован на первом ПК. Важно учитывать, что нужного раздела в панели управления может не оказаться, если установлена версия операционной системы 1803 и выше.

   голоса

   Рейтинг статьи